Kto musi prowadzić pełną księgowość?

Pełna księgowość jest bardzo skomplikowanym, ale też niezwykle precyzyjnym systemem ewidencyjnym. Wymaga zatrudnienia księgowego lub skorzystania z usług biura rachunkowego. Pokazuje pełny obraz sytuacji finansowej w firmie, co daje możliwości stałej kontroli nad kondycją firmy i prowadzenia działań zmierzających do osiągnięcia zadowalających zysków. Każdy przedsiębiorca ma obowiązek ewidencjonowania operacji gospodarczych, jakie zachodzą w jego firmie. Sposób prowadzenia księgowości zależy od dwóch czynników: rodzaju prowadzenia działalności gospodarczej oraz od osiągniętego przychodu. Pewne grupy przedsiębiorców mają ustawowy obowiązek prowadzenia pełnej księgowości.

 

Przejście z uproszczonej księgowości do pełnej

Prawo do prowadzenia uproszczonej księgowości mają osób fizycznych prowadzące działalność gospodarczą, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskich. Wymieniona grupa przedsiębiorców może prowadzić uproszczoną księgowość pod warunkiem, że  przychód z poprzedniego roku nie przekroczył równowartości kwoty 2 000 000 euro w walucie polskiej. Mała księgowość wymaga prowadzenia zdecydowanie mniej szczegółowej ewidencji. Przedsiębiorca musi jedynie prowadzić ewidencję środków trwałych, wyposażenia, przebiegu pojazdu, rejestr VAT (o ile jest płatnikiem VAT). Jeżeli przedsiębiorca jest opodatkowany skalą podatkową lub podatkiem liniowym, to musi prowadzić księgę przychodów i rozchodów. W przypadku opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych prowadzi się ewidencję przychodów. Jeżeli przedsiębiorca przekroczył 2 000 000  przeliczoną na złotówki, czyli ok 4 000 000, to obowiązkowo przechodzi do pełnej księgowości.  Do prowadzenia pełnej księgowości zobowiązani są przedsiębiorcy, którzy przekształcili spółki cywilne w spółki kapitałowe prawa handlowego (akcyjne i z ograniczoną odpowiedzialnością) lub spółkę osobową prawa handlowego (komandytowe i komandytowo-akcyjne).

 

Obowiązkowe prowadzenie pełnej księgowości

Dla sporej grupy przedsiębiorców prowadzenie pełnej księgowości jest obowiązkowe. Należą do nich: spółki akcyjne,  spółki ograniczoną odpowiedzialnością i spółki komandytowo-akcyjne. Obowiązek prowadzenia pełnej księgowości ciąży na przedstawicielstwach firm zagranicznych, na oddziałach firm zagranicznych oraz na osobach fizycznych, spółdzielniach, spółkach cywilnych, jawnych i partnerskich, które osiągnęły przychód powyższej 2 000 000 euro przeliczone na polską walutę. Każdy przedsiębiorca może wybrać pełną księgowość dobrowolnie. Grupy przedsiębiorców wobec których prawo nakazuje prowadzenie pełnej księgowości nie mają wyboru i muszą stosować księgi rachunkowe.

 

Zwiększenie obowiązków ewidencyjnych

Przedsiębiorca prowadzący pełną rachunkowość musi ujmować wszystkie operacje gospodarcze w księgach ewidencyjnych, w skład których wchodzą: dzienniki, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald księgi głównej oraz ksiąg pobocznych, a także wykaz składników aktywów i pasywów. Na przedsiębiorcy leży obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych, np.: bilansu, rachunku zysków i strat. W celu prowadzenia pełnej księgowości należy utworzyć szereg kont księgowych syntetycznych i analitycznych. Pozwalają one na pełną kontrolę wszystkich zdarzeń w księgach .

 

Pracownicy prowadzący księgi rachunkowe

Pełną księgowość mogą prowadzić jedynie osoby z odpowiednio wysokimi kwalifikacjami: księgowi (najlepiej certyfikowani), doradcy podatkowi i biegli rewidenci. W spółkach handlowych księgowość może prowadzić wspólnik uprawniony do prowadzenia ksiąg, to znaczy posiadający certyfikat księgowy.

 

Korzyści dla przedsiębiorstwa wynikające z prowadzenia pełnej księgowości

Zaletą pełnej księgowości jest dokładne rejestrowanie wszystkich operacji finansowych w firmie.  Dzięki temu zarząd firmy lub inne osoby zarządzające otrzymują pełną informację na temat procesów finansowych przedsiębiorstwa. Osoby prowadzące pełną księgowość powinny mieć także kompetencje kadrowo-płacowe. Sprawozdania finansowe pokazują ruch finansowy, czyli pozyskiwanie środków finansowych, zyski, przeznaczenie zysków i źródła dające największy przychód przy minimalnych wydatkach. Pełna księgowość umożliwia inwentaryzację majątku i zobowiązań, np.: kredytów, faktur.  Jest widoczne, czy majątek zmniejsza się, czy zwiększa. To ważna informacja odnosząca się do sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. Pełna księgowość sprawdza się w dużych firmach mających zróżnicowane źródła finansowania.

 

Pełna księgowość to rzetelne rozliczenie każdej wartości pieniężnej w firmie. Prowadzona jest ewidencja majątku i źródeł jego finansowania. Zaletą pełnej księgowości jest dokładny przegląd sytuacji finansowej firmy, co znacznie ułatwia zarządzanie przedsiębiorstwem i planowanie strategii rozwoju. Jeżeli wyniki finansowe nie spełniają oczekiwań właścicieli firmy, to mogą  opracować i wdrożyć programy naprawcze. Bez pełnej księgowości trudniej byłoby reagować na nie najlepszy stan firmowych finansów.