Księgowość – Jakie produkty możemy wrzucić w koszty?

W przypadku prowadzenia własnej działalności gospodarczej możemy mówić o występowaniu tak zwanego „wrzucania w koszty firmowe”. Ten termin oznacza w księgowości rozliczanie kosztów, które ponosi firma w celu uzyskania przychodu, lub zabezpieczenia jego źródła. Kolokwialnie mówiąc: w koszty wrzucić możemy to, co ma służyć naszej firmie. Tutaj jednak prawo zaczyna mieszać się nieco ze sztuką. Jak można określić, co jest dla naszej firmy, a co jest dla nas?

Po pierwsze koszty w ten sposób mogą rozliczać jedynie osoby, które rozliczają się na zasadzie podatku ogólnego lub liniowego. Jeśli rozliczamy się poprzez ryczałt lub kartę podatkową, to niestety nie możemy sobie pozwolić na ten niewątpliwy luksus, gdyż nas będą dotyczyły inne zasady księgowości. Mimo wszystko większość firm, zwłaszcza małych przedsiębiorców, wybiera te dwa pierwsze sposoby, więc będą oni mogli skorzystać z tego udogodnienia.

Jedną z podstawowych sytuacji jest bycie przedsiębiorcą, wystawiającym faktury opodatkowane VAT-em. W takich momentach przedsiębiorca może odliczać VAT, jaki zapłacił, nabywając produkty lub usługi związane z działalnością gospodarczą. W uproszczeniu wygląda to tak, że jeśli zakupujemy sprzęt elektroniczny, który jest przydatny w funkcjonowaniu naszej firmy, to dzięki takiemu rozliczeniu możemy kupić go za sumę zmniejszoną o podatek VAT.

Jednakże w wypadku księgowości różnego rodzaju produktów, możemy mówić o pewnej nieścisłości tego, co jest potrzebne, a co przydatne w firmie. Ogólna zasada wygląda w tak, że tak długo, jak jesteśmy w stanie znaleźć chociaż jedno realne zastosowanie produktu, tak długo możemy go zakupić z odliczeniem podatku VAT, czyli tak zwanym wrzuceniem w koszty. Wiele osób mogłoby się bardzo zdziwić, gdyby wiedziały, jakie rzeczy jesteśmy w stanie zaksięgować, jako przydatne w firmie.

Najbardziej powszechną rzeczą, która potrafi być przydatna niezależnie od tego, jakiego rodzaju działalność gospodarczą prowadzimy, jest transport. Jeśli tylko przemieszczamy się między klientem a naszym miejscem pracy lub w jakikolwiek inny sposób jesteśmy zmuszeni do poruszania się, możemy wrzucić to w koszty. Tutaj jednak należy nadmienić, że w ostatnim czasie doszło do zmian w księgowości, przez co aktualne prawo wskazuje, iż koszty leasingu samochodu oraz jego koszty eksploatacyjne (wymiana części i paliwo), możemy odliczyć tylko do 75% kwoty z faktury.

Do mniej znanych produktów, jednakże nadal obecnych, mogą być wszelkiego rodzaju materiały doszkalające. Mowa tutaj nawet o podręcznikach do nauki języka obcego, jeśli prowadzimy działalność gospodarczą i wychodzimy z ofertą wobec osób zza granicy. Jest to o tyle problematyczne, że w teorii wypadałoby mieć wpierw chociaż jeden dowód na to, że ten język może zostać użyty w pracy. Dla przykładu: jeśli chcemy kupić podręcznik lub kurs języka chińskiego, by sprzedawać osobie z Chin usługi, czy też produkty, to musimy być w stanie udowodnić, że taka sytuacja miała już miejsce, lub może je mieć. Księgowość w tej kwestii jest dosyć skrupulatna, jednak o wiele łatwiej jest udowodnić, że przyda nam się w pracy język obcy, niż kurs malowania impresjonistycznego.

Co do kwestii użytkowych, estetycznych i tym podobnych, to nadal mamy tutaj pewne pole do manewru, jako właściciele firm. Taka rzecz, jak chociażby telewizor, może być kupiona tak długo, jak udowodnimy, że potrzebna jest w poczekalni naszej firmy. Jest to bardzo proste w sytuacji, w której rzeczywiście istnieje miejsce, gdzie klienci czekają na swoją kolej, na przykład do gabinetu. Problematyczne w księgowości może być wykazanie, że potrzebujemy telewizora, gdy nie przyjmujemy fizycznie żadnych gości. W tym wypadku niestety nie będzie tak łatwo zaoszczędzić na podatku VAT.

Jedną z bardziej przydatnych wskazówek w księgowości, dotyczącą tego, co uznać za produkt przydatny firmie, a co nie, jest zasada osobistości. Wszelkiego rodzaju produkty, które chcemy na sobie mieć osobiście, zazwyczaj nie są w stanie przejść weryfikacji, jako możliwe do odpisania kosztów. Przykładem niech będą tutaj okulary korygujące wzrok. Oczywiście, w pracy informatyka mogą być potrzebne, jeśli ktoś ma problem z widzeniem ekranu, ale to nie znaczy, że może je potraktować jako sprzęt zwiększający przychody firmy, lub zabezpieczający przychody. To jest rzecz zbyt osobista, tak samo, jak ubranie, nawet najbardziej wizytowe na spotkania z klientem. Niestety w tym wypadku proces księgowości jest dosyć restrykcyjny.

Na koniec warto dodać, że część przedsiębiorców próbuje korzystać z pewnego rodzaju sztuczki, furtki prawnej w postaci kupowania produktów z logiem, lub nazwą firmy, aby uznać je za materiały promocyjne. Niestety można być tym gorzko zawiedzionym, gdyż kupienie sobie koszuli i nadrukowanie na niej nazwy swojej firmy, nie jest uznawane za zabieg zabezpieczający przychód. To muszą być rzeczy, z których koniecznie korzystamy w pracy, lub które mają zapewnić komfort klientowi w trakcie otrzymywania usługi.

Księgowość produktów wrzucanych w koszty jest dosyć trudna i obszerna. Problematyka polega na tym, że wytyczne co do każdego przedmiotu z osobna nie istnieją. Najlepszym możliwym wyjściem jest zawsze odpowiadanie szczerze przed samym sobą, jakie jest nasze pierwsze skojarzenie z danym produktem? Czy chcę go kupić, bo jest potrzebny firmie, czy chcę go dla siebie, odliczając VAT dzięki prowadzeniu firmy? Wtedy większość decyzji będzie znacznie łatwiejsza do podjęcia.